Les instruments de recherche permettent de trouver la date exacte de l'enregistrement d'un acte. Classés par ordre alphabétique, ils renvoient vers un registre de formalité, où le classement est chronologique. Toute recherche débute donc par eux. En cas d'absence d'instruments de recherche, le chercheur n'aura pas d'autre solution que de consulter directement les registres de formalité par ordre chronologique.

Créés à partir de 1951, ils  servent à récapituler tous les actes passés et enregistrés par un notaire. On y trouve le numéro d'ordre de l'acte déposé, la date de l'acte, la nature de l'acte avec les noms des parties, et le montant de la provision déposée. Ils permettent de remplir succinctement le registre des actes civils publics qui ne propose plus de détail acte par acte mais indique simplement un numéro d'enregistrement, une date et une recette à percevoir pour un ensemble d'actes. Ils renvoient aux registres d'actes civils publics dont ils sont complémentaires.