Les instruments de recherche permettent de trouver la date exacte de l'enregistrement d'un acte. Classés par ordre alphabétique, ils renvoient vers un registre de formalité, où le classement est chronologique. Toute recherche débute donc par eux. En cas d'absence d'instruments de recherche, le chercheur n'aura pas d'autre solution que de consulter directement les registres de formalité par ordre chronologique.

Les tables alphabétiques générales correspondant au répertoire général des actes. Créé le 1er janvier 1866, le répertoire général remplace les tables (sauf les tables de successions et absences). Il répertorie, par ordre alphabétique, l'ensemble des références d'actes concernant une personne donnée ; c'est ce qu'on appelle un « compte ». Il renvoie aux actes concernés (actes civils publics, actes sous seing privé, baux, etc.) ou au compte du conjoint le cas échéant.

L'Alsace présente une spécificité quant à l'utilisation du répertoire général. Théoriquement, un répertoire général doit être chronologique et numéroté en continu ; les « cases » sont remplies au fur et à mesure des enregistrements de façon chronologique, et un numéro de compte est attribué en continu à chaque patronyme. Pour pouvoir retrouver un nom précis, on a besoin du « fichier mobile », alphabétique, qui permet de renvoyer aux numéros de compte dans le répertoire général en indiquant simplement son numéro de volume. En Alsace, le fichier mobile n'a visiblement jamais été utilisé, ce qui explique que les répertoires généraux se présentent par ordre alphabétique et sont numérotés en continu. Les informations ont été enregistrées dans les volumes jusqu'à ce que ceux-ci soient pleins et ensuite seulement, un autre volume, pour les mêmes intervalles de lettres, était ouvert, ce qui explique la constitution de plusieurs séries alphabétique parallèles. Selon la fréquence des patronymes, certains volumes ont été remplis plus rapidement que d'autres, d'où le chevauchement de dates qui peut exister d'une série alphabétique à une autre. Ce système permet de se passer du fichier mobile, puisque le renvoi au registre d'acte concerné se trouve directement dans le répertoire général, à la page du patronyme recherché.

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