Les instruments de recherche permettent de trouver la date exacte de l'enregistrement d'un acte. Classés par ordre alphabétique, ils renvoient vers un registre de formalité, où le classement est chronologique. Toute recherche débute donc par eux. En cas d'absence d'instruments de recherche, le chercheur n'aura pas d'autre solution que de consulter directement les registres de formalité par ordre chronologique.

Les fiches de décès ou notices de décès permettent aux services de l'Enregistrement de recenser, auprès des communes, les décès intervenus dans le but de contrôler la conformité du contenu avec les informations recueillies par l'administration fiscale. On y trouve les nom et prénoms de la personne décédée, sa date et son lieu de naissance, son domicile, la nature du ou des actes passés avec le nom des parties, la date et le lieu de décès, les nom, domicile et degré de parenté des héritiers connus, la désignation sommaires des biens laissés et les références de la déclaration de succession correspondante.
Les notices de décès renvoient aux déclarations de succession et de mutation par décès.