Les instruments de recherche permettent de trouver la date exacte de l'enregistrement d'un acte. Classés par ordre alphabétique, ils renvoient vers un registre de formalité, où le classement est chronologique. Toute recherche débute donc par eux. En cas d'absence d'instruments de recherche, le chercheur n'aura pas d'autre solution que de consulter directement les registres de formalité par ordre chronologique.

Ils recensent les renseignements échangés par les différents bureaux de l'Enregistrement sur un certain nombre d'actes et se présentent sous forme d'extraits. On y trouve le nom des bureaux concernés par le renvoi ainsi que le registre d'où il a été extrait et auquel il renvoie, ce qui permet ensuite de retrouver l'acte dans son intégralité.
L'administration de l'Enregistrement a classé les renvois  par mois d'enregistrement des renvois et non par date d'établissement du renvoi. Il arrive donc que les renvois soient antérieurs au mois décrit (jusqu'à 6 mois). En règle générale, il n'y a qu'un fascicule par mois, cependant pour les années les plus anciennes, plusieurs mois peuvent être rassemblés au sein du même fascicule ; à partir de 1880,  il peut y avoir plusieurs fascicules pour un même mois (dans ce cas, le nombre de volumes est systématiquement précisé en note de bas de page).